Im Rahmen meiner überbetrieblichen Kurse (üK) in meiner kaufmännischen Ausbildung hatte ich die Möglichkeit, das Marketing-Team mehrere Monate lang bei der Erstellung unserer Newsletter zu begleiten. Dabei erhielt ich wertvolle Einblicke in die strategische Planung, die kreative Gestaltung und den technischen Versandprozess.
Mein üK-Auftrag bestand darin, an einem Projekt im Bereich «Digitalen Content erstellen» in unserem Betrieb mitzuwirken. Ziel war es, das Projekt vollständig zu dokumentieren und am Ende einen eigenen Newsletter inklusive Dokumentation zu erstellen.
Besonders spannend war es, selbst aktiv mitarbeiten zu dürfen: Ich konnte nicht nur Inhalte verfassen und ansprechende Layouts gestalten, sondern auch den gesamten Versandprozess begleiten.
Wie erstellt man einen Newsletter?
Hier sind die 8 Schritte, wie ein Newsletter bei uns entsteht:
Schritt 1: Ideen sammeln
Bevor ein Newsletter entstehen kann, braucht es Ideen. Einige Inhalte im Newsletter sind wiederkehrend, beispielsweise die Übersicht der nächsten Webinare oder aktuelle Jobs. Die meisten Inhalte sind aber neu. Das Marketing-Team sammelt aktuelle Themen und berücksichtigt dabei neue Blogbeiträge, News zu Angeboten und Trends aus der Branche. Die Themen sollen für die Empfänger möglichst relevant, informativ und unterhaltend sein.
Schritt 2: Redaktionsplan pflegen
Die gesammelten Themen werden in unseren Redaktionsplan eingetragen, der auf Microsoft Teams gespeichert und für alle aus dem Newsletter-Team zugänglich ist. Darin stehen pro Abschnitt die geplanten Newsletter, mit Zeitpunkt, möglichen Themen und die jeweilige Zuständigkeit.
Schritt 3: Newsletter gestalten
Sobald alle Inhalte feststehen und der geplante Zeitpunkt des Versandes näherkommt, gestalten wir den Newsletter im E-Mail-Marketing-Tool Brevo. Dabei achten wir besonders auf eine klare, sinnvolle Struktur der Inhalte und den gezielten Einsatz von Call-to-Action-Buttons, um Klicks zu fördern. Der Newsletter soll dabei visuell einheitlich sein und unserem Corporate Design entsprechen. Dafür arbeiten wir mit Vorlagen und lassen Fotos von der Mediamatik aufbereiten. Die Texte werden so geschrieben, dass sie möglichst einfach verständlich und spannend zu lesen sind. KI-Tools wie ChatGPT, Deepl und andere helfen dabei, eigene Texte zu verfeinern und verbessern.
Was ist Brevo?
Brevo ist ein Tool für E-Mail-Marketing. Damit können Newsletter erstellt, Kontakte verwaltet und Kampagnen ausgewertet werden.
Schritt 4: Newsletter finalisieren
Jeder Newsletter wird gründlich geprüft. Die Texte werden gegengelesen, die Links werden geprüft und die Lesbarkeit auf Desktop und Mobile optimiert. Nach dem ersten Entwurf wird der Newsletter vom Marketingleiter geprüft. Anschliessend korrigieren wir letzte Inputs.
Schritt 5: Versand des Newsletters
Wenn der Newsletter überprüft und alles korrekt ist, ist er bereit für den Versand. Für den Versand achten wir immer darauf, ihn zu den besten Versandzeiten zu verschicken, um die Interaktionsrate zu erhöhen. Besonders spannend fand ich die Tages- und Uhrzeit, welche Auswirkungen auf die Performance hat.
Die besten Versandzeiten für Newsletter aus der Bildung sind zwischen Dienstag und Donnerstag, entweder zwischen 10.00 – 11.00 Uhr (Vormittag) oder 16.00 – 18.00 Uhr (Feierabendzeit). Zu diesen Zeiten sind die Öffnungs- und Klickraten am höchsten, da viele Nutzer dann am Handy oder Computer sind.
Unser Versand erfolgt über Brevo, meistens am Dienstag- oder Donnerstagvormittag.
Schritt 6: Versand des Newsletter-Resends
Zwei Tage nach dem ersten Versand wird ein Resend verschickt. Das bedeutet, wenn wir den Newsletter am Dienstag verschickt haben, wird der Resend für den Donnerstag geplant.
Was bedeutet Resend?
Ein Resend ist ein zweiter Versand des Newsletters, an alle Empfänger, die den Newsletter beim ersten Mal nicht geöffnet haben.
Schritt 7: Auswertung der Newsletter-Performance
Nach dem erfolgreichen Versand des Newsletters und dem Resend folgt die Auswertung. Es werden Kennzahlen wie Soft/Hard Bounce, Click-Through Rate, Click-to-open-Rate und weitere ausgewertet.
Das machen wir, um die wichtigsten Kennzahlen im Überblick zu behalten und herauszufinden, wie der Newsletter bei den Empfängern ankommt.
Schritt 8: Newsletter-Archiv aktualisieren
Der letzte Schritt besteht darin, den Newsletter im Archiv auf unserer Website zu hinterlegen. Das machen wir, falls jemand einen Newsletter verpasst hat oder etwas nachlesen möchte. So ist alles übersichtlich auf der Website ersichtlich.
Marketing-Begriffe, die ich kennengelernt habe
Während des Austauschs mit dem Marketing-Team habe ich verschiedene Marketing-Begriffe kennengelernt und gelernt, was sie bedeuten.
Hier sind 5 Begriffe, die ich vorher noch nicht kannte:
Call to Action (CTA): Ein Button oder Link, der eine gewünschte Aktion auslösen möchte, z.B. eine Anmeldung.
Interaktionsrate: Das Verhältnis der Interaktionen (z.B. Klicks) zur gesamten Reichweite eines Newsletters.
Bounce Rate (Soft/Hard Bounce): Der Anteil der E-Mails, die nicht zugestellt werden konnten (Soft Bounce = vorübergehende Probleme, Hard Bounce = dauerhafte Probleme).
Click-Through-Rate (CTR): Der Prozentsatz der Empfänger, die nach dem Öffnen einer E-Mail auf einen Link geklickt haben.
Click-to-Open-Rate (CTOR): Der Anteil der Empfänger, die nach dem Öffnen der E-Mail auf einen Link geklickt haben, gemessen an der Gesamtzahl der Öffnungen.
Ziel des üK-Projekts
Ein Newsletter, komplett von mir geplant mit eigenem Editorial und eigenem Blogbeitrag.
Geschafft!🎉
Die Arbeit im Marketing-Team hat mir nicht nur neue Perspektiven eröffnet, sondern auch meine Begeisterung für kreative und strategische Prozesse gestärkt. Ich freue mich darauf, das gewonnene Wissen in zukünftigen Projekten anzuwenden und weiter zu vertiefen.
Diese Erfahrung hat mir einen wertvollen Einblick in meine Ausbildung gegeben und gezeigt, wie vielseitig und dynamisch das Marketing ist. Ich bin gespannt auf weitere Einblicke und neue Herausforderungen in diesem Bereich.
