Wo liegen die Herausforderungen im Projektmanagement? Ufuk Yildiz und Alois Krähenmann begleiteten mehr als 50 Schulen in der digitalen Transformation. Sie fanden dabei sechs neuralgische Punkte, die Projekte scheitern lassen.
Fehler 1: Es braucht keinen Projektleiter
In allen Projekten ist es zu empfehlen, eine Projektleiterin beziehungsweise einen Projektleiter (PL) einzusetzen und das Projekt mit ihr oder ihm zu besetzen. Die Besetzung des PLs sollte nicht nur mit dem Argument «wer hat Zeit dafür» vorgenommen werden, sondern es braucht die richtige Person dafür.
Bei der Auswahl des entsprechenden PLs sollte darauf geachtet werden, dass die Person wirklich das Projekt leiten möchte und es nicht ein Müssen ist. Wichtig ist auch die Prüfung, ob die nötigen Skills vorhanden sind. Sind diese zwei elementaren Punkte nicht erfüllt, dann lassen Sie sich Zeit und suchen Sie nach Alternativen und/oder eine externe Projektleitung.
Fehler 2: Ressourcen? – Wir machen dies nebenbei
Eine Projektleiterin beziehungsweise einen Projektleiter in einem Projekt zu haben, ist massgeblich entscheidend und es gibt bei den Gründen dafür keinen nennenswerten Unterschied zwischen Privatwirtschaft und Bildung. Wir sehen jedoch, dass in der Privatwirtschaft häufig eine Stelle oder bestimmte Stellenprozente für diese Aufgabe geschaffen werden. Und wir sehen in der Bildung verbreitet, dass das entsprechende Projekt den Ressourcen on top hinzugefügt wird. Projekte dauern dann länger und die allgemeine Unzufriedenheit wächst mit dem Projektverlauf. Falls keine Ressourcen vorhanden sind, ist auch eine Co-Projektleitung zu erwägen.
Fehler 3: Mails, ich fasse alles zusammen
Eines der wichtigsten Erfolgsfaktoren ist die Kommunikation im Projekt. Das Medium dafür sind häufig Mails; meist lange Mails. Parallel finden physische Sitzungen statt, welche lange Vorbereitungszeiten brauchen mit schwieriger Terminfindung. Wir empfehlen hier, Software in die Projekte einzubeziehen und die Kollaboration zu erhöhen. Denn ein Projekt lebt viel besser mit kleinen und prägnanten Informationen, anstelle von langen Mails. Hier gibt es gute und kostenlose Applikationen, wie Slack oder Microsoft Teams.
Fehler 4: Taskmanagement? – Ich mach das mit Excel
Die Pendenzen beziehungsweise Tasks über mehrere Teilprojektleiterinnen oder Teilprojektleiter hinweg zu bewahren, stellt eine sehr grosse Herausforderung dar. Wir sehen in der Bildung häufig Notizbüchlein und/oder Excel-Tabellen, in denen alle Pendenzen geführt sind. Dieses Vorgehen ist nicht grundsätzlich falsch, jedoch bringt es einen erhöhten Koordinationsaufwand mit sich, und der Überblick ist nach den ersten Monaten verloren. Wir empfehlen hier eine Taskmanagement-Software wie Microsoft Planner, Freedcamp oder Jira.
Fehler 5: Methodenkompetenz? – Brauch ich nicht
Die Projektleiterin oder der Projektleiter sollte Methodenkompetenz besitzen, sich also in verschiedenen Projektmethoden auskennen. Das erleichtert und ermöglicht eine zielgerichtete Kommunikation mit dem Softwarelieferanten. In der eigenen Organisation können somit auch neue Projektmanagement-Trends Fuss fassen. Mögliche Projektmanagementmethoden wären: Hermes, Scrum, Kanban, Wasserfallmodell, V Modell etc.
Fehler 6: Ich sag doch danke und lobe
In den Gesprächen mit Projektleiterinnen und Projektleitern stellten wir fest, dass ein Faktor für Misserfolg die mangelnde Wertschätzung von Vorgesetzten ist. In der Diskussion mit dem Vorgesetzten hören wir dann «ich danke stets» oder sage auch explizite «du hast es gut gemacht». Diese schönen Wörter reichen anscheinend in der Realität nicht. Falls erfolgreiche Projekte gewünscht sind, dann empfehlen wir diese auch attraktiv anzupreisen – zum Beispiel könnte vom HR oder Vorgesetzen ein Projektattest erstellt werden, welches die Leistungen nach Projektende offiziell und weiterverwendbar bescheinigt, sodass die Mitarbeitenden dies in ihr CV-Dossier ablegen können. Ebenfalls eine gute Form ist ein Essen um bei einem Meilenstein zu danken und ohne dann über das Projekt zu reden. Es soll mehr als nur ein Dankeschön mit Wörtern sein. Insbesondere ist in der Y-Generation die Wertschätzung einer der wichtigsten Werte.
